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Animer une rétrospective d'équipe est une belle opportunité d'intégration

Comme je l’ai déjà mentionné dans un billet récent, il y a quelques mois j’ai eu l’opportunité de me joindre à une équipe Scrum, répartie entre la France et le Canada, qui travaillait sur un beau projet de web TV.

En 15 mois, l’équipe a vécu des réussites et fait faces à des échecs, comme toute équipe de développement logiciel. Cependant à mon arrivée, force était de constater que le propriétaire de produit¹ était anxieux. Il était de plus irrité par la très faible vélocité de l’équipe.

Au moment de mon arrivée, pour la seconde fois en quinze mois, toute l’équipe se retrouvait pour plusieurs jours.

La fin du sprint courant est alors l’occasion de programmer une rétrospective d’envergure. Les trois ScrumMasters, y voient une opportunité de laisser l’équipe prendre les rênes pour préparer l’agenda de la journée de rétrospective comme elle l’entend. Ils proposent seulement un sujet qu’ils souhaitent voir abordé.

En tant que membre de l’équipe, présent depuis trois jours seulement, je perçois une bonne occasion d’apprendre à collaborer avec mes nouveaux coéquipiers. Je propose de participer à la préparation de la journée et je me porte volontaire pour animer cette journée. L’équipe accepte mon aide pour la préparation et ma proposition d’être l’animateur de la rétrospective.

Nous nous sommes donc atteler à préparer un horaire pour la journée, bousculant un peu le programme initialement prévu par les ScrumMasters. Mais comme nous sommes agiles, nous accueillons le changement avec plaisir .

Sur le plan de la forme, la journée de rétrospective se passe bien, nous parvenons à tenir l’horaire établi et en dépit du peu de temps que nous avons eu pour préparer la logistique, nous ne rencontrons pas de difficultés.

Sur le plan du contenu, l’équipe a choisi de bons sujets, notamment le sujet sur « les décisions lourdes et politiques», qui s’est déroulé sous forme de jeu de questions-réponses entre le propriétaire du produit et les développeurs sur les mécanismes de décisions dans le projet et les enjeux parfois politiques. Les discussions ont été riches, pertinentes et constructives.

Ce que j’ai beaucoup aimé, c’est que j’en ai vraiment appris beaucoup en peu de temps. J’étais actif sans être engagé dans les débats; ce que j’ai trouvé motivant. Sans cela j’aurai simplement été ‘poulet’².

Au delà de me donner une expérience supplémentaire de la facilitation sur une journée complète, j’ai vraiment beaucoup appris sur l’historique du projet, l’équipe, le fonctionnement, les choses qui vont bien et les problèmes à régler. Je remercie beaucoup l’équipe de m’avoir offert cette chance, mon intégration n’en a été que plus rapide.

Avez-vous des expériences semblables à partager ?

Pensez-vous que ce type d’intégration peu avoir des inconvénients majeurs tels que générer un a priori ou un jugement sur le projet trop tôt dans la période d’intégration ?

• RT @tweetmeme Forrester Reports “Agile Development: Mainstream Adoption Has Changed Agility” http://is.gd/7VHvl #

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Astuces d'équipe pour améliorer la mêlée quotidienne

Il y a quelques jours j’ai publié « Odeurs de mêlée quotidienne », article dans lequel j’évoquais des symptômes observés lors de mêlées quotidiennes.

Depuis, l’équipe a fait des progrès très intéressants que je souhaite partager.

Les symptômes présentés dans le premier billet sont répétés ci-dessous accompagnés des solutions ou bien des étapes des solutions mises en œuvre.

L’équipe ne répond pas aux 3 questions.

Afficher les 3 questions pour que l’équipe puisse les voir facilement chaque matin. Mais, comme on pouvait s’y attendre, le fait d’afficher les 3 questions, n’a pas eu l’effet attendu. Cette solution ne venait pas de l’équipe qui n’en a donc pas tenu compte. Pour que la mêlée quotidienne s’améliore, il faut aider l’équipe à se l’approprier.

Montrer l’exemple. Dans ce deuxième essai, à la fin de la mêlée, j’ai repris un comportement observé et je l’ai rejoué pour présenter un exemple de l’intervention attendue de chacun des membres de l’équipe. Il peut être bon de répéter le processus de temps en temps pour aider l’équipe à progresser.

L’équipe ne s’approprie pas la gestion du tableau et des graphiques de progression (burndowns).

1. Éloigner le ScrumMaster pendant un jour ou deux, ou bien, profiter de son absence. Pendant ce temps là, l’équipe continue à faire sa mêlée quotidienne.
2. Au retour du ScrumMaster, attendre la fin de la mêlée et poser la question suivante : « Êtes-vous confiant en votre engagement? [...] Quand je regarde le graphique, je ne suis pas en mesure de le savoir. » La conséquence directe de cette dernière question : une belle discussion, de très bonnes interrogations sur le fonctionnement et l’utilité des graphiques visuels et une prise en charge des graphiques par plusieurs membres de l’équipe.
3. Reposer  ensuite la question de l’engagement à plusieurs reprises. L’équipe se la pose toute seule très rapidement.

L’équipe rapporte son occupation de la veille au tableau ou bien au ScrumMaster, sans regarder les coéquipiers avec pour effet de bord ‘d’autoriser’ des conversations parallèles.

1. Éloigner l’équipe du tableau. La première fois l’équipe est déstabilisée, mais les coéquipiers comprennent vite qu’il est préférable de se préparer avant la mêlée et forment un cercle pour se parler.
2. Proposer au ScrumMaster de sortir du cercle pendant quelques temps. En se positionnant en arrière il bénéficie d’un poste d’observation privilégié. N’étant plus visible  des membres de l’équipe, ceux-ci ne peuvent plus lui parler directement et lui rapporter l’activité de la veille. Inviter le ScrumMaster à intervenir à la fin pour donner de l’information au besoin.
3. Le respect de la parole est régulé par l’utilisation d’un objet de parole que l’équipe s’approprie et se passe de main en main.

Les effets de ces petites astuces se sont très vite fait sentir dans l’équipe avec pour conséquences immédiates de ramener la mêlée à 10 minutes et à son utilité première, c’est-à-dire, un moment de synchronisation de l’équipe. Il reste alors 5 minutes pour des informations complémentaires, mettre à jour les graphiques d’avancement, ou bien retourner travailler plus vite sur les tâches de l’itération en cours.

Ces astuces ont permis de progresser rapidement vers une mêlée quotidienne beaucoup plus efficace, menée dans un temps plus court.

Un grand bravo à l’équipe pour ses apprentissages.

Et vous, quels sont vos ‘trucs’?

• RT @Urban_Turtle: Coming soon : Urban Turtle for Visual Studio 2010 http://f8rsq.th8.us #
• RT @mfeathers: The industry suffers from the fact it is easier to talk about process than it is to talk about people and code. #

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