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Permettre à l’équipe d’organiser son espace de travail

May 13th, 2010 5 comments

Selon vous, qui est le mieux placé pour savoir comment l’équipe doit organiser son espace de travail?

Lorsque les membres d’une équipe prennent l’initiative de disposer et d’aménager eux-même leur espace de travail, vous courrez la chance que celui-ci soit le mieux adapté à leur besoin du moment.

Par exemple deux personnes ont besoin de travailler en paire ou bien quatre autres travaillent sur un module commun.

De même, vous passez un message fort à l’équipe qui grâce à de petits apprentissages, commence à devenir autonome, auto-organisée, car dans bien des situations, pendant longtemps les gens ont été placés par les gesionnaires qui leur attribuaient un bureau, parfois même avec quelques privilèges liés à l’ancienneté.

Bien sûr, attendez vous à ce que l’aménagement change plusieurs fois au début, le temps que chacun trouve sa place.

En tant que gestionnaire, vous pouvez aussi le voir comme un apprentissage à laisser aller votre équipe, à la laisser prendre le contrôle d’elle même, à lui faire confiance. Votre rôle de gestionnaire d’une équipe agile n’est pas de micro-gérer votre équipe, mais bien au contraire, d’être à son service pour qu’elle s’émancipe, quelle devienne pleinement responsable de son travail et de outils nécessaire à sa réalisation.

autonomie espace travail equipe agile 244x300 Permettre à léquipe dorganiser son espace de travail

L'apprentissage de l'auto-organisation passe par la prise en charge de son espace de travail (photo par stahlmandesign's : http://www.flickr.com/photos/stahlmandesign/)

Pourquoi est-ce une bonne idée de laisser l’équipe s’organiser?

Les analogies valent ce qu’elles valent, mais j’aime bien faire le parallèle avec mes enfants. Je ne laisserai pas mon fils de 3 ans traverser seul l’avenue en face de la maison à l’heure de sortie du bureau, ni même d’ailleurs à n’importe quel autre moment. Par contre, je le laisse mettre le couvert avant le repas ou bien casser des œufs pour  faire un gâteau.

Bien évidement, il y a parfois de la casse et il nous arrive de manger des coquilles, mais ce n’est pas grave, il a appris. Je compare le fait de laisser l’équipe s’organiser au fait de mettre la table ou de casser les oeufs. Si l’équipe se trompe un peu, ce n’est tout simplement pas grave!

En tant que gestionnaire, vous devez plutôt essayer d’aider l’équipe et travailler à lui fournir un espace suffisant et le plus adapté possible. Certes, il est rare que les espaces soient adaptés dès le jour 1, mais c’est un paramètre important à prendre en compte si vous souhaitez améliorer les performances de vos équipes.

Utilisez votre temps de micro-gestion pour trouver des solutions afin de bénéficier de plus d’espace, pour trouver des espaces contigus plutôt que dispersés, pour comprendre pourquoi déplacer un prise réseau coûte 150$ et faire en sorte que cela change, pour que le matériel soit adapté et mobile. Je vous assure, l’équipe appréciera de vous voir vous démener pour elle.

Je dois bien avoué que parfois il y a des contraintes importantes. Comment faire lorsqu’il est interdit à un employé de déplacer un bureau pour des raisons de sécurité? Comment faire quand le matériel adapté, c’est-à-dire facilement mobile, ne répond pas aux contraintes ergonomiques? etc.

Je n’ai pas de réponse autre que : si l’équipe est d’accord pour rester de 5 à 6 le soir pour déplacer son mobilier, ne dites rien à personne et faites le! Les pizzas ne vous coûteront pas très cher et cela peut-être un bon moment à partager ensemble. Si l’équipe l’équipe accepte de travailler avec du mobilier ne répondant pas complètement aux normes d’ergonomie, ne dites rien à personne, commandez du mobilier adapté. Cela m’étonnerai que les membres de l’équipe viennent se plaindre par la suite. Et le coût dans tout cela? Et bien un bureau de type « table à roulette » simple coûte souvent bien moins cher que du mobilier de bureau plus traditionnel et surtout il est réutilisable pour aménager des salles de réunions par la suite.

Ce que j’ai dis jusqu’ici existe. À Pyxis par exemple, le président n’a pas de bureau fermé et luxueux. Il dispose d’un bureau à roulette et de la même chaise rouge que tout le monde et il travaille au milieu des 50 autres employés du bureau. Pour ma part, j’ai du changer de place une bonne dizaine de fois en un an et demi. Il m’arrive même d’être déménagé « à l’insu de mon plein gré » pour le bien d’un projet ou pour regrouper des personnes qui ont un intérêt à travailler ensemble pendant une période donnée. Le mobilier est adapté, les pièces sont équipées de prises réseaux et de wifi, nous disposons d’ordinateurs portables et nous avons un cassier dans l’espace commun pour déposer nos objets personnels. Tout n’est pas idéal, mais pour le travail en équipe c’est très facile et quand on est au bureau c’est quand même ça qui compte finalement.

Certes notre espace et notre mobilier sont adaptés, mais surtout il n’y a pas de notion de territoire, de représentation du statut par le mobilier, pas de « que va dire le département voisin si je vous laisse faire ce que vous voulez » et pas d’illusion de contrôle par une hiérarchie qui placerait les employés!

Permettez à vos équipe de se déplacer à leur gré, vous compenserez très rapidement les coûts grâce à une équipe plus solidaire et plus performante plus rapidement. Cela vous fera peut-être économiser quelques journées d’un accompagnateur agile icon wink Permettre à léquipe dorganiser son espace de travail et il est certain que rapidement l’ambiance va changer.

Et vous, quelles sont vos conditions de travail? Comment se comporte votre hiérarchie?

Construire des règles d’équipe

April 16th, 2010 1 comment

Lors d’une rétrospective, que j’ai animé à la demande d’une équipe1 4 mois après l’avoir aidé à faire ses premiers pas en Scrum, j’ai proposé un atelier sur la gestion des attentes au sein de l’équipe.

Au cours des 4 mois j’ai entendu plusieurs fois des phrases telles que la suivante : « Certaines personnes parlent d’une façon que je trouve parfois déplacée. Je ne sais pas quoi faire avec ça. » Je demandais alors à la personne si elle avait parlé, aux membres de l’équipe, de cette attente concernant la façon de s’exprimer dans le groupe. Bien souvent la réponse était : « non! »

Cet exemple est loin d’être le seul, je le retrouve souvent en tant que coéquipier ou en tant qu’accompagnateur. Très souvent les membres d’un groupe souhaitent un comportement des autres membres sans jamais avoir exprimé l’attente de ce comportement. Habituellement chacun adopte le comportement qu’il pense être celui que le groupe attend ou bien celui que la personne à l’habitude d’avoir. On se rend compte que la responsabilité est partagée, on pourrait renversé la discussion et chacun pourrait demandé aux autres si tel ou tel comportement à un impact ‘négatif’ sur eux.

Le but de l’atelier était donc de permettre à chacun d’exprimer ses attentes. Je visais à les rendre explicites envers les autres membres du groupe et ultimement, j’espérais voir l’équipe se construire un espace d’attentes communes et parler des comportements respectifs dans différentes situations vécues ensemble.

La session de travail s’est très bien déroulée et au final, les attentes communes ont émergé. Elles sont mêmes devenues des règles d’équipes et des objectifs à atteindre en tant qu’équipe.

Satisfait du résultat de cet atelier, j’ai eu l’envie de le partager icon wink Construire des règles déquipe . En voici donc le déroulement tel qu’expérimenté.

L’atelier

Le matériel : des Post-it ou des cartes, des stylos, des murs ou des tables

L’agenda en trois parties tel que je l’ai proposé :

  1. Mes attents (25 min)
  2. Nos attentes (30 min)
  3. Une équipe ! (30 min)

Remarque : Nous avons utilisé 1h30 pour effectuer cet atelier, mais il aurait mérité plus de temps, notamment les parties 2 et 3 parce que les échanges étaient riches et certaines sujets demandent du temps pour être pleinement exprimés.

Mes attentes
26032010572 225x300 Construire des règles déquipe

Résultat final de l'atelier de gestion des attentes - les régles d'équipe

J’avais réservé 25 minutes pour la première partie.

Dans cette phase chacun pose sur papier ses attentes personnelles, une par Post-it ou carte.

En tant qu’animateur lorsque j’ai présenté l’exercice, j’ai essayé de donner quelques exemples de situations, quelques exemples de comportements que moi j’attends, mais qui ne sont pas la façon de faire ou de réagir de tous.

L’exercice s’arrête à la fin de la période de 25 minutes. Si tout le monde semble avoir terminé avant, assurez vous tout de même de laisser quelques minutes pour une dernière idée.

Nos attentes

L’objectif de cette deuxième phase est d’établir les attentes communes à un sous-groupe.

Pour cela, j’ai séparé le groupe en 2. (Remarque : au delà de 5 personnes par équipe il est sans doute judicieux de faire 3 équipes pour maximiser les échanges et la participation de tous.)

Pendant la période, les membres de chaque sous-groupe, après les avoir affichées au mur, présentent leurs attentes aux autres. Ensuite le groupe essaie de créer un espace d’attentes communes. Pour matérialiser cet espace commun, j’ai demandé aux groupes de placer les Post-it en commun au centre d’une zone délimitée par les Post-it de leur attentes personnelles.

Dans ce cas, le groupe n’a pas gardé les attentes personnelles autour des attentes collectives, je suis curieux de voir ce que cela donnerait au final

Comme je l’ai mentionné plus tôt, cette période aurait mérité un peu plus de temps, mais c’est surtout la période suivante qui demande de réserver plus de temps du fait de la taille du groupe.

Une équipe!
26032010573 225x300 Construire des règles déquipe

Résultat final de l'atelier de gestion des attentes - les objectifs d'équipe

L’objectif de cette dernière partie est d’établir les attentes collectives de tout le groupe en rassemblant les attentes communes de chaque sous-groupe.

Pour cela, j’ai réuni tout le groupe et j’ai demandé aux participants de présenter les attentes de son groupe. Ensuite j’ai demandé de refaire le même exercice que précédemment, établir un espace des attentes communes tout en préservant les attentes personnelles en périphérie.

Comme lors de la précédente partie, la mise en commun a été le moment de discussion et de négociations très intéressantes et ouvertes des membres de l’équipe. Comme lors de la précédente partie, l’équipe n’a pas conservé les Post-it d’attentes personnelles autour de la zone commune.

Une fois la zone collective établie, j’ai demandé à l’équipe de regrouper ces attentes dans les 2 groupes suivants : les « règles d’équipe », les « objectifs d’équipe »

Du fait du nombre de personne et de la teneur des discussions, il faudrait prévoir plus de temps pour cette partie. Je pense que 45 minutes est un minimum.

Le résultat final est illustré par les deux photos ci-contre.

Pour conclure

L’équipe a beaucoup apprécié cet atelier. Malheureusement nous avons manqué de temps et certains ont du quitté avant la fin. Je réserverai  2h pour la prochaine fois et voici l’agenda que je compte utiliser :

  1. Mes attents (25 min)
  2. Nos attentes (35 min)
  3. Une équipe ! (45 min)

Je suis cependant très content d’avoir expérimenté cet atelier avec l’équipe et surtout je suis très content de la participation de l’équipe et de son engagement pendant tout l’exercice.

Je serai curieux de l’impact de garder visibles, autour des règles et des objectifs communs, les attentes personnelles de chacun.

J’envisage maintenant d’utiliser cet atelier lors de la ‘construction’ d’une équipe lors du warm-up d’un projet.

Si vous avez déjà mis en œuvre un tel atelier ou que vous essayé celui-ci, n’hésitez pas à partager vos retours d’expérience, je suis avide d’idées nouvelles icon wink Construire des règles déquipe

  1. Il est intéressant pour une équipe que sa rétrospective soit animée, à l’occasion, par une autre personne que le ScrumMaster. Cela peut être un membre de l’équipe, le ScrumMaster d’une autre équipe ou bien une personne extérieure, un accompagnateur agile, ce qui était mon cas. Au delà de changer la dynamique, cela permet au ScrumMaster de participer pleinement à la rétrospective.

tous_assis_devant_un_écran VS debout_devant_le_mur_avec_des_Post-it!

April 1st, 2010 3 comments
le match du jour 300x225 tous assis devant un écran VS debout devant le mur avec des Post it!

À ma droite "tous_assis_devant_un_écran" et à ma gauche "debout_devant_le_mur_avec_des_post-it"

Le match du jour oppose les tous_assis_devant_un_écran à l’équipe debout_devant_le_mur_avec_des_Post-it!
Le cri de guerre de cette dernière résonne encore!

« Lâchez votre écran lors du découpage en tâches des User Stories! Levez vous et aimez les Post-it! »

Ces dernières semaines j’ai assisté à de nombreuses séances de planification d’équipes Scrum. Après avoir estimé les User Stories, et s’être engagée, l’équipe attaque le découpage en tâches. La constante, pour la plupart des équipes, est le manque cruel d’énergie et l’ambiance morose qui règne pour ne pas dire l’apathie.

À chaque fois j’entends des plaintes ressemblant à la suivante : « C’est long, c’est plate, on bâcle ça pour être débarrassés. Mais du coup, pendant l’itération nous sommes obligés de revoir le découpage, et nos estimations en heure sont souvent mauvaises (sous-estimées) »

En observant le fonctionnement de ces équipes lors de leur séance de planification, je comprends mieux pourquoi « c’est long et plate! ». Les équipes sont assises autour d’une table au milieu de laquelle trônent vidéo-projecteur et ordinateur portable, ce dernier étant piloté la plupart du temps par le ScrumMaster. Tout le monde regarde l’écran projeté diffusant l’interface du logiciel de gestion du carnet de produit dans lequel le ScrumMaster ajoute les tâches en direct.

S’il vous plaît, si vous êtes colocalisés, arrêtez d’utiliser votre outils de gestion de carnet de produit lors de la séance de découpage en tâches des User Stories. Tout le monde s’ennuie pendant qu’une seule personne utilise le clavier. Si en plus, votre outil n’est pas ergonomique et ne permet pas d’accompagner le flux d’idées de façon efficace, la seule chose que vous obtenez ce sont des coéquipiers qui ‘décrochent’ et s’endorment petit à petit.

En plein milieu d’une séance, j’ai demandé à l’une des équipes tous_assis_devant_un_écran de tout arrêter et de d’aller chercher des Post-it puis de faire le découpage à la façon de l’équipe debout_devant_le_mur_avec_des_Post-it!

Vous me croirez ou pas, mais il n’y avait pas de Post-it dans la pièce! Et même une fois les petites feuilles de papier jaune et collantes entre les mains, personne n’avait de stylo pour écrire dessus!

Mais, une fois ses membres équipés de stylos, le résultat de l’équipe debout_devant_le_mur_avec_des_Post-it a été fantastique. L’équipe s’est réveillée. En quelques minutes, tout le monde était autour de la table ou proche du mur et participait activement à la conversation.

En révisant les tâches afin de les (ré)estimer, debout_devant_le_mur_avec_des_Post-it les à réajuster, à trouver des tâches manquantes et à éliminer celles devenues superflues du fait de la réorganisation du travail.

Bref, un vrai plaisir de voir l’équipe debout_devant_le_mur_avec_des_Post-it écraser par KO les tous_assis_devant_un_écran.

Dans votre équipe, comment se passe le découpage en tâchess des User Stories de l’itération? Est-ce un meeting dynamique et plaisant à la debout_devant_le_mur_avec_des_Post-it ou bien un meeting des plus ennuyeux à la tous_assis_devant_un_écran?

Quelles sont vos astuces pour rendre les séances de découpage efficaces et intéressantes.