Agile Gardener

Mettre de la pression sur le système pour faire apparaître le gaspillage

Afin de faire apparaître les goulots d’étranglement dans le processus de réalisation d’une équipe fonctionnant en Kanban, j’ai proposé de réduire les limites du WIP¹

Lors de la mise en place, l’équipe a fixé des limites confortables pour le WIP. Après deux semaines d’utilisation du tableau, l’équipe n’a pas identifié de goulot d’étranglement.
Lorsque j’ai fait ce constat, j’ai proposé au coordonnateur, lorsqu’il a remodelé le tableau à la réception du nouveau tableau, de réduire la capacité de certaines colonnes en plus des modifications prévues lors de la rétrospective.

Cela va bientôt faire trois mois que le tableau Kanban est en place et deux mois que les limites ont été baissées, et nous avons observé des difficultés telles que les suivantes :

1. Des cartes sont bloquées depuis plusieurs jours et il ne reste qu’un espace disponible dans la colonne pour passer des nouvelles demandes.
2. Il y a deux cartes dans une case.
3. Une case ‘blocage spécial’ à été crée pour sortir une carte qui est bloquée et qui n’est plus prioritaire.

En discutant avec l’équipe, il apparaît que la baisse des limites a eu l’effet escompté, puisque avant cette baisse, il y avait suffisamment de place libre pour que de nouvelles cartes puissent passer même si d’autres étaient bloquées.

Content de ce résultat, je comptais proposer à l’équipe de réduire le nombre global de cartes présentes dans le tableau, car actuellement, les limites établies permettent d’avoir un nombre que « je » juge trop important d’items en cours simultanément.
En effet les limites sont établies par étapes du flux de travail, mais les mêmes personnes travaillent sur plusieurs étapes et cela ne force pas les items à sortir le plus vite possible, certains restant même plusieurs jours dans le backlog.

Mais je me suis ravisé car mes solutions ne seront jamais meilleures que celles de l’équipe.
Alors, au lieu de proposer ma solution de réduction du nombre de cartes dans le tableau, j’ai proposé à l’équipe de travailler sur la notion de gaspillage lors d’une rétrospective.

À la suite de cette rétrospective, après avoir identifié l’attente (une carte est souvent en attente dans le tableau) comme l’un des plus gros poste de gaspillage, l’équipe a commencé à mesurer le temps passé par les cartes dans les différentes phases du processus à l’aide de la méthode proposée dans l’article « Flow. Discover Problems and Waste in Kanban ».
J’espère que ces mesures permettront à l’équipe de trouver « ses » solutions pour éliminer le gaspillage, solutions qui rendront la mienne obsolète.

Quels sont les mécanismes que vous mettez en place pour contraindre le système ? Quels sont les résultats que vous obtenez ?

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Astuces d'équipe pour améliorer la mêlée quotidienne

Il y a quelques jours j’ai publié « Odeurs de mêlée quotidienne », article dans lequel j’évoquais des symptômes observés lors de mêlées quotidiennes.

Depuis, l’équipe a fait des progrès très intéressants que je souhaite partager.

Les symptômes présentés dans le premier billet sont répétés ci-dessous accompagnés des solutions ou bien des étapes des solutions mises en œuvre.

L’équipe ne répond pas aux 3 questions.

Afficher les 3 questions pour que l’équipe puisse les voir facilement chaque matin. Mais, comme on pouvait s’y attendre, le fait d’afficher les 3 questions, n’a pas eu l’effet attendu. Cette solution ne venait pas de l’équipe qui n’en a donc pas tenu compte. Pour que la mêlée quotidienne s’améliore, il faut aider l’équipe à se l’approprier.

Montrer l’exemple. Dans ce deuxième essai, à la fin de la mêlée, j’ai repris un comportement observé et je l’ai rejoué pour présenter un exemple de l’intervention attendue de chacun des membres de l’équipe. Il peut être bon de répéter le processus de temps en temps pour aider l’équipe à progresser.

L’équipe ne s’approprie pas la gestion du tableau et des graphiques de progression (burndowns).

1. Éloigner le ScrumMaster pendant un jour ou deux, ou bien, profiter de son absence. Pendant ce temps là, l’équipe continue à faire sa mêlée quotidienne.
2. Au retour du ScrumMaster, attendre la fin de la mêlée et poser la question suivante : « Êtes-vous confiant en votre engagement? [...] Quand je regarde le graphique, je ne suis pas en mesure de le savoir. » La conséquence directe de cette dernière question : une belle discussion, de très bonnes interrogations sur le fonctionnement et l’utilité des graphiques visuels et une prise en charge des graphiques par plusieurs membres de l’équipe.
3. Reposer  ensuite la question de l’engagement à plusieurs reprises. L’équipe se la pose toute seule très rapidement.

L’équipe rapporte son occupation de la veille au tableau ou bien au ScrumMaster, sans regarder les coéquipiers avec pour effet de bord ‘d’autoriser’ des conversations parallèles.

1. Éloigner l’équipe du tableau. La première fois l’équipe est déstabilisée, mais les coéquipiers comprennent vite qu’il est préférable de se préparer avant la mêlée et forment un cercle pour se parler.
2. Proposer au ScrumMaster de sortir du cercle pendant quelques temps. En se positionnant en arrière il bénéficie d’un poste d’observation privilégié. N’étant plus visible  des membres de l’équipe, ceux-ci ne peuvent plus lui parler directement et lui rapporter l’activité de la veille. Inviter le ScrumMaster à intervenir à la fin pour donner de l’information au besoin.
3. Le respect de la parole est régulé par l’utilisation d’un objet de parole que l’équipe s’approprie et se passe de main en main.

Les effets de ces petites astuces se sont très vite fait sentir dans l’équipe avec pour conséquences immédiates de ramener la mêlée à 10 minutes et à son utilité première, c’est-à-dire, un moment de synchronisation de l’équipe. Il reste alors 5 minutes pour des informations complémentaires, mettre à jour les graphiques d’avancement, ou bien retourner travailler plus vite sur les tâches de l’itération en cours.

Ces astuces ont permis de progresser rapidement vers une mêlée quotidienne beaucoup plus efficace, menée dans un temps plus court.

Un grand bravo à l’équipe pour ses apprentissages.

Et vous, quels sont vos ‘trucs’?

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• RT @mfeathers: The industry suffers from the fact it is easier to talk about process than it is to talk about people and code. #

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